Nhằm mục đích chứng minh người nước ngoài và chủ sở hữu của các cơ sở cư trú chấp hành, tuân thủ cũng như thực hiện đúng nghĩa vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam người nước ngoài cần thực hiện việc đăng ký xác nhận tạm trú. Bên cạnh đó, việc xác nhận tạm trú còn là một trong những thủ tục cần thiết để người nước ngoài xin cấp thẻ tạm trú, làm lý lịch tư pháp, gia hạn Visa Việt Nam.
Đối với một số trường hợp người nước ngoài không thể xuất trình giấy xác nhận tạm trú cho người nước ngoài vì lý do khách quan thì người nước ngoài phải nộp công văn giải trình rõ lý do không thể xuất trình giấy xác nhận tạm trú cùng bản sao hợp đồng thuê nhà để cơ quan nhà nước có thể dựa vào làm căn cứ quản lý việc tạm trú.
Theo Điều 33 Luật nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam quy định:
“1. Người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam phải thông qua người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú để khai báo tạm trú với Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi có cơ sở lưu trú.
2. Người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú có trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung mẫu phiếu khai báo tạm trú cho người nước ngoài và chuyển đến Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi có cơ sở lưu trú trong thời hạn 12 giờ, đối với địa bàn vùng sâu, vùng xa trong thời hạn là 24 giờ kể từ khi người nước ngoài đến cơ sở lưu trú.
3. Cơ sở lưu trú du lịch là khách sạn phải nối mạng Internet hoặc mạng máy tính với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương để truyền thông tin khai báo tạm trú của người nước ngoài. Cơ sở lưu trú khác có mạng Internet có thể gửi trực tiếp thông tin khai báo tạm trú của người nước ngoài theo hộp thư điện tử công khai của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
4. Người nước ngoài thay đổi nơi tạm trú hoặc tạm trú ngoài địa chỉ ghi trong thẻ thường trú thì phải khai báo tạm trú theo quy định tại khoản 1 Điều này.”
Điều kiện đăng ký xác nhận tạm trú cho người nước ngoài
Để có thể đăng ký xác nhận tạm trú, người nước ngoài cần đảm bảo các điều kiện sau:
Người nước ngoài có hộ chiếu còn thời hạn ít nhất 12 Tháng.
Người nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam hợp pháp theo quy định.
Người nước ngoài có nơi cư trú hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Người nước ngoài đã thông báo tạm trú cho cơ quan có thẩm quyền.
Thủ tục đăng ký tạm trú cho người nước ngoài
Người nước ngoài có thể đăng ký tạm trú theo 02 cách, bao gồm:
- Đăng ký trực tiếp tại công an xã/phường.
- Đăng ký qua mạng.
Đăng ký qua mạng
Bước 1. Truy cập cổng thông tin khai báo tạm trú online
Đầu tiên, người khai báo sẽ truy cập cổng thông tin điện tử về khai báo tạm trú của Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố nơi đặt cơ sở lưu trú. Trang thông tin này có định dạng là https://tentinh.xuatnhapcanh.gov.vn/.
Ngoài ra, trên cổng thông tin khai báo tạm trú này có cả tiếng Việt và tiếng Anh, rất tiện cho người khai báo tạm trú là nước ngoài.
Bước 2: Đăng ký tài khoản
Để có thể khai báo tạm trú cho người nước ngoài qua mạng, người khai báo bắt buộc phải có tài khoản trên cổng thông tin khai báo tạm trú.Nếu đã có tài khoản, người khai báo hoàn toàn có thể bỏ qua bước này và chuyển sang thực hiện bước 3 được hướng dẫn cụ thể bên dưới.
Nếu chưa có tài khoản, người đăng ký ấn vào chữ đăng ký để bắt đầu quá trình tạo tài khoản.
Màn hình điền thông tin tạo tài khoản hiện lên. Khi đó, người khai báo sẽ điền đầy đủ thông tin có dấu *, còn các trường thông tin không có dấu * thì có thể điền hoặc để trống.
Sau khi nhập đủ thông tin, chọn “Hoàn tất đăng ký”. Nếu đăng ký thành công hệ thống sẽ xuất hiện thông báo.
Bước 3: Đăng nhập để kê khai thông tin
Người khai báo sử dụng tên và mật khẩu để đăng nhập tài khoản. Khi đăng nhập thành công, sẽ có thông báo hiển thị ở màn hình. Để đăng ký tạm trú cho người nước ngoài, người khai báo chọn “Quản lý khách – Manage staying” trong trình đơn “CHỨC NĂNG – FUNCTIONS”. Người khai báo chọn chức năng “Thêm mới” để nhập thông tin khai báo tạm trú.
Sau đó, người nước ngoài tiến hành khai báo tạm trú với các thông tin bắt buộc bao gồm:
Số hộ chiếu.
Quốc tịch.
Họ tên.
Giới tính.
Ngày tháng năm sinh.
Ngày sinh đúng đến.
Ngày đến cơ sở lưu trú.
Ngày đi dự kiến.
Sau khi nhập đủ thông tin, người khai báo chọn “Lưu thông tin” để lưu lại các thông tin đã đăng ký. Khi thêm mới, màn hình sẽ hiển thị thông báo và hoàn tất quá trình khai báo tạm trú online cho người nước ngoài.
Đăng ký trực tiếp bằng phiếu khai báo
Hồ sơ xin xác nhận tạm trú cho người nước ngoài
Đơn xin xác nhận tạm trú cho người nước ngoài.
Trường hợp cá nhân: Người nước ngoài có thể viết đơn xin xác nhận tạm trú cho người nước ngoài bằng tay theo ngôn ngữ của người nước ngoài, sau đó tiến hành dịch thuật, công chứng đơn xin đó ra tiếng Việt.
Trường hợp doanh nghiệp xin xác nhận cho cá nhân: làm đơn xin xác nhận tạm trú cho người nước ngoài có chữ ký của người nước ngoài và chữ ký, đóng dấu của người đại diện của công ty.
Bản sao giấy tờ chứng minh nơi ở hợp pháp mà người nước ngoài đang cư trú như: Hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và sở hữu nhà ở,….
Hộ chiếu có dán thị thực còn thời hạn.
Trình tự thực hiện
Bước 1: Người khai báo tạm trú tiếp nhận thông tin tạm trú của người nước ngoài.
Bước 2: Khai, nộp phiếu khai báo tạm trú cho trực ban Công an xã/phường nơi có cơ sở lưu trú.
Cán bộ trực ban Công an xã/phường tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung hồ sơ:
Nếu nội dung Phiếu khai báo tạm trú cho người nước ngoài đầy đủ thì tiếp nhận, thực hiện xác nhận theo quy định.
Nếu nội dung Phiếu khai báo tạm trú cho người nước ngoài chưa ghi đầy đủ thì yêu cầu người khai báo tạm trú sửa đổi, bổ sung.
Bước 3: Người khai báo tạm trú nhận lại Phiếu khai báo tạm trú đã có xác nhận của Công an.
